Aylık Sayaç Faturalandırmasında Yapılan 6 Hata

Tıklama başı (click charge) sözleşmelerde fatura, cihazın kendi sayacından okunan sayfa adedine dayanır. Fiyat kalemi genelde nettir; itirazların büyük kısmı fiyattan değil, sayaç verisinin nasıl toplandığından doğar. Bir müşteri "biz bu kadar basmadık" dediğinde tartışma çoğu zaman tarife üzerinde değil, o ay hangi sayacın hangi yöntemle okunduğu üzerinde döner.

Aşağıda, aylık sayaç faturalandırmasında tekrar tekrar karşılaşılan altı hatayı ve her birinin nasıl önleneceğini ele alıyoruz. Hepsinin ortak noktası şu: hata fatura kesildikten sonra değil, veri toplanırken oluşuyor.

1. Çift tıklama (double click) farkını görmezden gelmek

En sinsi hata bu. Bazı üreticiler, özellikle Canon'un bir kısım modelleri, A3 gibi büyük boy bir sayfayı iki tıklama olarak raporlar; "double click mono" ve "double click color" alanlarını ayrı ayrı verir. Diğer birçok model ise sadece "toplam mono sayfa" ve "toplam renkli sayfa" döndürür, boy ayrımı yapmaz.

Filoda her iki davranıştaki cihazlar bir arada olduğunda ve toplama sistemi bu farkı bilmiyorsa, sonuç sistematik bir sapmadır. A3 baskının yoğun olduğu bir noktada müşteri fazla faturalanır; tersi kurguda ise siz eksik faturalarsınız. Üstelik hata her ay aynı yönde tekrar ettiği için birikir ve fark edildiğinde geriye dönük düzeltme gerektirir.

Ne yapmalı: Sözleşmeye "tıklama" tanımını açıkça yazın. A3 bir mi iki tıklama sayılacak, bu bir mutabakat maddesidir, teknik bir detay değil. Ardından toplama tarafında marka ve model bazında hangi sayacın okunacağını sabitleyin. Sayaç okumanın mono ve renkli ayrımı konusunda yazıcı sayacı nasıl okunur yazımızdaki ayrım burada da geçerlidir.

2. Sayaç devrini (rollover) fark etmemek

Cihaz sayaçları sonsuza kadar artmaz. Belirli bir üst sınıra ulaştığında sıfıra döner. Ana kart değişimi, fabrika ayarlarına dönüş veya bazı servis müdahaleleri de sayacı sıfırlayabilir.

Faturalandırma mantığı "bu ayın okuması eksi geçen ayın okuması" şeklinde kurulduysa, devir anında bu çıkarma negatif bir sonuç verir. Sistem bunu ya sıfıra yuvarlar ve o ay hiç faturalanmaz, ya da mutlak değerini alır ve müşteriye devasa bir fatura çıkar. İkisi de yanlıştır ve ikisi de sessizce olur.

Ne yapmalı: Negatif fark üretmiş her cihazı otomatik olarak işaretleyin ve faturaya dahil etmeden önce insan onayına düşürün. Devir gerçekse doğru hesap, üst sınıra kadar olan kısım artı sıfırdan itibaren olan kısımdır. Sayaç tutarsızlıklarının diğer nedenlerini sayaç değerleri neden tutmuyor yazısında ayrıntılı ele almıştık.

3. SNMP kesintisini "kullanım yok" sanmak

Otomatik sayaç toplama çoğunlukla SNMP üzerinden yapılır: yazılım cihazın ilgili OID değerini sorgular, cihaz sayacı döndürür. Bu zincirin kopması için pek çok sebep vardır. Cihaz ayarlarında SNMP kapalı olabilir, güvenlik duvarı trafiği engelliyor olabilir, cihaz IP değiştirmiş olabilir ya da o gün kapalıydı.

Asıl tehlike, kesintinin sıfır kullanım gibi görünmesidir. Cihazdan cevap gelmediğinde sayaç bir önceki değerde kalır, aradaki fark sıfır çıkar ve o cihaz o ay hiç faturalanmaz. Kimse şikâyet etmediği için hata aylarca sürebilir; sonra bir gün cihaz tekrar cevap verdiğinde biriken tüm sayfalar tek bir aya yığılır ve müşteri haklı olarak itiraz eder.

Ne yapmalı: "Veri gelmedi" ile "kullanım olmadı" durumlarını veri modelinde birbirinden ayırın. Bu ikisi aynı hücreye yazıldığı sürece ayırt edilemez. Belirli bir süredir okuma alınamayan cihazlar için sessiz cihaz uyarısı kurun; fatura kapanışından önce bu listenin boş olması gerekir. SNMP toplamanın nasıl işlediğine ve nerelerde koptuğuna SNMP ile yazıcı sayaç okuma yazısında girmiştik.

4. Mono ve renkli sayaçları tek kalemde toplamak

Renkli bir cihazda faturalandırma için iki ayrı sayaç gerekir: siyah-beyaz ve renkli. Tarifeler de zaten ayrıdır, renkli sayfanın tıklama bedeli mono sayfadan yüksektir.

Buna rağmen bazı kurulumlarda yalnızca "toplam sayfa" sayacı okunur ve dağılım tahminle yapılır. Bu, tarife farkı olduğu sürece kaçınılmaz olarak yanlış fatura üretir. Üstelik yanlışın yönü müşterinin baskı alışkanlığına göre değişir: renkli baskısı yoğun bir birimde eksik, ağırlıklı mono basan bir birimde fazla faturalarsınız.

Bir başka incelik, bazı cihazların "tek renk" veya "iki renk" gibi ara modları ayrı sayaçlarda tutmasıdır. Sözleşmede bu modların hangi tarifeye gireceği yazılı değilse, ilk itirazda dayanağınız olmaz.

Ne yapmalı: Cihaz renkliyse mono ve renkli sayaçları ayrı ayrı okuyun ve faturada ayrı satır olarak gösterin. Tarife yapısının kendisi için tıklama başı fiyatlandırma yazısı iyi bir başlangıç noktası.

5. Elle okuma ve tahmini değerlerle fatura kapatmak

Otomatik toplama kurulmamış ya da o ay çalışmamışsa geriye iki kötü seçenek kalır: teknisyenden ya da müşteriden elle okuma istemek, veya geçmiş ortalamadan tahmin yürütmek.

Elle okuma hataya açıktır. Yanlış sayaç ekranı okunur, rakam ters yazılır, farklı bir cihazın değeri girilir. Tahmini okuma ise daha da kırılgandır: kullanım gerçekten değiştiyse fatura baştan yanlıştır ve sonraki ay düzeltme yapıldığında müşteri iki kalemi birden sorgular.

Asıl sorun bu değerlerin faturada hiçbir işaret taşımamasıdır. Müşteri, hangi ayın gerçek okumaya hangisinin tahmine dayandığını göremez.

Ne yapmalı: Her sayaç değerinin kaynağını kaydedin: otomatik mi, elle mi, tahmini mi. Bu bilgi faturada görünmese bile itiraz anında tartışmayı bitirir. Tahmini değerle kapatılan dönemler, gerçek okuma geldiğinde açıkça düzeltilmeli ve düzeltme müşteriye ayrı bir kalem olarak gösterilmelidir.

6. Sözleşme istisnalarını fatura mantığına taşımamak

Sözleşmelerdeki asıl anlaşmazlık kaynağı istisnalardır. Aylık sayfa hakkı ve aşım tarifesi, kapsam dışı bırakılan sarf malzemeleri, belirli bir doluluk oranına kadar karşılanan toner, test ve servis baskılarının sayılıp sayılmayacağı, arızalı cihazın basmadığı sayfaların hak devri.

Bunların hepsi sözleşmede yazılıdır ama faturalandırma sistemine çoğu zaman taşınmaz. Sistem düz bir çarpma yapar, istisnalar elle düzeltilir, elle yapılan her düzeltme de bir sonraki ay unutulur.

Ne yapmalı: İstisnaları sözleşme kaydının bir parçası haline getirin, hesaplama zamanında otomatik uygulansın. Özellikle sayfa hakkı ve aşım tarifesi elle takip edilemeyecek kadar sık değişir. Sözleşmedeki sayaç maddesinin nasıl yazılacağını kiralama sözleşmesinde sayaç maddesi yazısında ele almıştık; hakediş ve faturalama akışının tamamı için kiralama hakediş ve faturalama süreci yazısına bakabilirsiniz.

Altısının ortak paydası

Bu altı hataya dikkatle bakıldığında hepsinin aynı yere çıktığı görülür: fatura, kendisini üreten verinin kalitesi kadar iyidir. Tarifeyi doğru yazmak, sözleşmeyi düzgün kurmak ve faturayı zamanında kesmek, altındaki sayaç verisi güvenilir değilse bir işe yaramaz.

Pratikte işe yarayan yaklaşım, fatura kapanışını bir kontrol listesine bağlamaktır. Kapanıştan önce şu soruların yanıtı net olmalı: Bu ay hangi cihazlardan okuma alınamadı? Hangi cihazlarda negatif fark oluştu? Hangi değerler elle girildi? Hangi sözleşmelerde sayfa hakkı aşıldı? Bu dört sorunun yanıtı boşsa fatura güvenle kesilebilir; değilse önce onlar çözülmelidir.

Bu kontrolleri elle yapmak küçük filolarda mümkündür. Cihaz sayısı arttıkça, sayaç toplama ve faturalandırmayı tek bir akışta birleştiren bir sistem kaçınılmaz hale gelir; PrintBeacon'ın çözümler sayfasında bu akışın nasıl kurulduğunu görebilirsiniz. Maliyet tarafını kalem kalem hesaplamak isterseniz baskı maliyeti nasıl hesaplanır yazısı iyi bir tamamlayıcıdır.

Son bir not: bu hataların hiçbiri kötü niyetle ilgili değildir. Hepsi, teknik bir ayrıntının sözleşmeye ya da yazılıma taşınmamış olmasından doğar. İyi haber şu ki altısı da tespit edilebilir ve önlenebilir; yeter ki fatura, sorgulanamayan bir çıktı olmaktan çıkıp izlenebilir bir sürece dönüşsün.