Kiralama Sözleşmesinin Kârlılığı Nasıl Ölçülür?

Sözleşme Kârlılığı Neden Cihaz Kârlılığından Farklıdır?

Baskı hizmeti veren firmalar için kârlılık sorusu çoğu zaman yanlış yerden sorulur. "Bu makineyi kaça aldık, aylık kaç para alıyoruz?" sorusu bir cihazın geri dönüşünü anlatır; ancak kiralama işinin gerçek finansal birimi cihaz değil, sözleşmedir. Bir sözleşmenin altında tek bir masaüstü yazıcı da olabilir, farklı şubelere dağılmış on beş çok fonksiyonlu makine de. Gelir sözleşme düzeyinde faturalanır, servis maliyeti sözleşme düzeyinde birikir, müşteri ilişkisi sözleşme düzeyinde kaybedilir.

Bu ayrımı yapmayan firmalarda tipik tablo şudur: toplam ciro büyümektedir, tahsilat sorunsuzdur, ancak yıl sonunda beklenen kâr ortaya çıkmaz. Çünkü portföyün içinde bir avuç sözleşme, geri kalan sağlıklı sözleşmelerin kârını sessizce yemektedir. Bunları bulmanın tek yolu, kârlılığı sözleşme bazında ve düzenli olarak ölçmektir.

Gelir Tarafını Doğru Kurmak

Bir sözleşmenin gelirini hesaplarken üç kalemi ayrı ayrı görmek gerekir.

Sabit bedel. Aylık kira, cihaz bulundurma bedeli veya minimum taahhüt tutarı. Bu kalem hacimden bağımsız olarak tahakkuk eder ve sözleşmenin taban gelirini oluşturur.

Değişken sayaç geliri. Dönem içinde okunan mono ve renkli sayaç farklarının, sözleşmedeki birim fiyatlarla çarpımı. Renkli baskının birim fiyatı mono baskının kat kat üzerindedir; bu nedenle iki sayaç kanalını tek bir "toplam baskı" rakamına indirgemek, gelir tahmininizi baştan bozar. Aynı toplam hacme sahip iki müşteriden renk oranı yüksek olanın geliri de maliyeti de belirgin biçimde farklı olacaktır. Sayaç okumanın nasıl sözleşmeye bağlanacağını daha önce kiralama sözleşmesinde sayaç maddesi yazısında ele almıştık.

Sözleşme dışı gelirler. Kapsam dışı parça, kullanıcı hatasından kaynaklanan onarım, taşıma, ek eğitim veya kağıt satışı gibi kalemler. Bunlar çoğu firmada ayrı ayrı faturalanır ama sözleşme kârlılığına geri işlenmez. İşlenmediğinde, aslında pahalıya mal olan bir müşteri olduğundan daha kârlı görünür.

Gelir tarafı hesaplanırken kritik bir nokta, hakedişin dönemsel olarak doğru kesilmesidir. Sayacı geç okunan veya faturası bir sonraki aya kayan sözleşmeler, ölçüm yaptığınız ayda yapay olarak zararlı görünür. Hakediş ve faturalama sürecinin disiplinli işlemesi, kârlılık ölçümünün ön koşuludur.

Maliyet Tarafı: Görünen ve Görünmeyen Kalemler

Maliyet tarafı, kârlılık hesabının gerçekten zorlandığı yerdir. Dört ana başlıkta toplanabilir.

1. Cihazın amortismanı veya finansman yükü

Cihaz satın alınarak müşteriye konulduysa, alış bedelinin sözleşme süresine yayılmış aylık payı maliyettir. Finansal kiralama ile temin edildiyse aylık taksit ve finansman gideri aynı işlevi görür. Buradaki yaygın hata, sözleşme süresinden daha uzun bir amortisman süresi varsaymaktır: sözleşme üç yılda bitecekse ve cihaz geri geldiğinde ikinci el değeri belirsizse, bu belirsizliği kâr olarak yazmak yanıltıcıdır.

2. Sarf malzeme maliyeti

Kiralama sözleşmelerinde toner, drum, fuser ve transfer ünitesi gibi kalemler tipik olarak sayfa başı bedele dahildir. Yani bu maliyet doğrudan hacme bağlıdır ve sözleşme kârlılığının en oynak bileşenidir.

Burada kapsama oranı (coverage) devreye girer. Üreticilerin ilan ettiği kartuş verimleri, mono lazer cihazlar için ISO/IEC 19752, renkli lazer cihazlar için ISO/IEC 19798 standartlarına göre ölçülür ve bu standartlar yaklaşık %5 sayfa kapsama oranına sahip standart test sayfalarının kesintisiz basılmasına dayanır. Üreticiler de bu verimin gerçek kullanımda görüntü içeriğine, kapsama oranına, iş boyutuna, medya tipine ve tek/çift yüz baskıya göre belirgin şekilde değişebileceğini açıkça belirtir.

Pratikteki sonucu şudur: yoğun grafik, tam sayfa tablo veya koyu zeminli şablon basan bir müşteride gerçek kartuş verimi ilan edilen rakamın altında kalır. Sözleşme fiyatını ilan edilen verim üzerinden kuran firma, o sözleşmede baştan zarar etmeye başlar. Bu nedenle fiyatlama yapılırken müşterinin geçmiş toner tüketimi ile basılan sayfa sayısı karşılaştırılmalı, gerçekleşen sayfa başı toner maliyeti çıkarılmalıdır.

3. Servis maliyeti

Bu kalem çoğu firmada hiç ölçülmez, çünkü teknisyen maaşı sabit gider olarak muhasebeleştirilir ve sözleşmelere dağıtılmaz. Oysa kârlılığı bozan asıl kalem genellikle budur.

Servis maliyetini sözleşmeye dağıtmak için üç veriye ihtiyaç vardır: dönem içinde o sözleşmeye açılan çağrı sayısı, çağrı başına harcanan teknisyen süresi ve yol/ulaşım yükü. Bu üçü bir araya geldiğinde, ayda bir kez ziyaret edilen bir müşteri ile aynı bedeli ödeyip ayda altı kez çağrı açan müşteri arasındaki fark ilk kez görünür hale gelir. Çağrı ve müdahale süresi kayıtlarının düzenli tutulması bu yüzden yalnızca operasyonel değil, finansal bir gerekliliktir; teknik servis yönetimi tarafında tutulan kayıt, kârlılık tablosunun girdisidir.

4. Lojistik ve stok maliyeti

Toner sevkiyatı, acil kurye, iade edilen yanlış sarf ve depoda bekleyen stok bir maliyettir. Özellikle plansız sevkiyat, planlı sevkiyata göre belirgin biçimde pahalıya gelir. Toner sevkiyat planlaması bu kalemi doğrudan etkiler.

Ölçüm İçin Kullanılabilir Üç Gösterge

Kârlılığı tek bir sayıya indirmek yerine, birbirini tamamlayan üç göstergeyi birlikte izlemek daha güvenilir sonuç verir.

Gerçekleşen sayfa başı marj. Dönem geliri ile dönem maliyeti arasındaki farkın, dönemde basılan sayfa sayısına bölünmesi. Sözleşmede yazan birim fiyat ile gerçekte kalan marjı yan yana koyduğunuzda, fiyatlama varsayımlarınızın ne kadar tuttuğu ortaya çıkar.

Sözleşme brüt marjı (%). Dönem geliri eksi doğrudan maliyetlerin gelire oranı. Portföyü bu orana göre sıraladığınızda, alt sıradaki sözleşmeler müdahale listenizdir.

Çağrı yoğunluğu. Bin sayfa başına düşen servis çağrısı sayısı. Bu gösterge, marj daha bozulmadan önce uyarı verir: çağrı yoğunluğu yükselen bir sözleşme, birkaç ay içinde zarara geçecek sözleşmedir. Genellikle sorun müşteride değil, o noktaya konumlandırılmış cihazın hacme göre küçük kalmasındadır.

Ölçümü Sürdürülebilir Kılmak

Bu hesabın elle yapılabilirliği, portföy büyüdükçe hızla kaybolur. On sözleşmede tablo çalışır; yüz sözleşmede sayaç okumaları, servis çağrıları ve sarf çıkışları farklı defterlerde durduğu için tablo hem gecikir hem yanlışlanır. Excel ile servis takibinin nerede tıkandığını daha önce ayrıntılı ele almıştık; kârlılık ölçümü, o tıkanmanın en pahalı sonucudur.

Sürdürülebilir kurgunun şartı, üç verinin aynı sözleşme kimliği altında birikmesidir: sayaç okumaları, servis çağrıları ve sarf hareketleri. Bu birleşme sağlandığında kârlılık ayrı bir çalışma olmaktan çıkar, aylık hakediş kapanışının doğal bir çıktısı haline gelir. PrintBeacon kullanan firmalarda sayaç, çağrı ve sarf kaydının tek sözleşme altında toplanmasının amacı tam olarak budur; sayaç takip programı tarafında okunan veri, aynı sözleşmenin maliyet tablosunu da besler.

Ölçtükten Sonra Ne Yapmalı?

Zararlı sözleşmeyi tespit etmek işin yarısıdır. Uygulanabilir üç müdahale vardır:

Cihazı doğru sınıfa taşımak. Yüksek hacimli bir noktada küçük sınıf cihaz çalışıyorsa, çağrı sayısı ve sarf maliyeti kaçınılmaz olarak yüksek kalır. Daha uygun sınıfa geçiş çoğu zaman fiyat artışından daha etkilidir.

Kapsamı netleştirmek. Kullanıcı kaynaklı arızalar, kapsam dışı parçalar ve taşıma kalemleri sözleşmede açıkça tanımlı değilse, maliyet sessizce sağlayıcıda kalır.

Fiyatı yenilemek. Renk oranı, kapsama oranı veya hacim, sözleşme kurulurken varsayılandan belirgin şekilde saptıysa yenileme döneminde birim fiyatların güncellenmesi meşrudur. Bunu veriyle desteklemek, pazarlığı da kolaylaştırır. Fiyat modelleri arasındaki farklar için fiyatlandırma modelleri karşılaştırmasına ve tıklama başı fiyatlandırma rehberine bakılabilir.

Sonuç

Kiralama sözleşmesinin kârlılığı, cirodan ya da tahsilat düzeninden okunmaz. Sözleşme bazında gelir, sarf, servis ve lojistik maliyetlerinin aynı tabloda buluşmasıyla okunur. Bu tabloyu kuran firma, hangi müşterinin gerçekten kazandırdığını bilir; kurmayan firma, yıl sonunda kârın nereye gittiğini tahmin etmeye çalışır. Portföyünüzü bu gözle gözden geçirmek isterseniz çözümlerimiz sayfasındaki sayaç ve servis yönetimi başlıkları iyi bir başlangıç noktasıdır.