Toner Geri Dönüşümü: Servis Firmaları İçin Yol Haritası

Boş Toner Kimin Sorunu?

Bir kiralama ya da yönetilen baskı hizmeti sözleşmesinde servis firması müşteriye yalnız cihaz değil, cihazın çalışmaya devam etmesi için gereken her şeyi taahhüt eder. Toner bu taahhüdün en sık el değiştiren parçasıdır: depodan çıkar, müşteriye gider, cihaza takılır ve birkaç hafta ya da birkaç ay sonra boşalır. Dolu toner için kurulan sevkiyat düzeni çoğu firmada oturmuştur; boşalan kartuşun nereye gittiği ise çoğu zaman kimsenin tanımlamadığı bir boşlukta kalır.

Bu boşluğun sonuçları sahada tanıdıktır. Müşterinin dolabında yığılan boş kartuşlar, teknisyenin aracının bagajında birikip ne yapılacağı bilinmeyen kutular, ofis çöpüne atılan ve toz döken atık toner kapları, denetimde "bunları nereye verdiniz" sorusuna verilemeyen cevap. Toner geri dönüşümü bu yüzden yalnız bir çevre meselesi değil, servis firmasının süreç disiplininin bir parçasıdır.

Bu yazıda servis firmaları için boş toner akışını baştan sona ele alıyoruz: mevzuatın ne söylediği, üretici geri alım programlarının nasıl işlediği, yeniden üretim (remanufacturing) zincirinin nereye oturduğu ve tüm bunların sahada nasıl kayda geçirileceği.

Mevzuat Ne Diyor?

Türkiye'de atıkların sınıflandırılması ve yönetimi, 2 Nisan 2015 tarihli ve 29314 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Atık Yönetimi Yönetmeliği ile düzenlenir. Yönetmeliğin ekindeki atık listesinde baskı tonerleri iki ayrı kodla yer alır:

• 08 03 17 — tehlikeli maddeler içeren atık baskı tonerleri. Listede bu kod yıldız işaretiyle gösterilir; yıldız, atığın tehlikeli atık sınıfında olduğunu belirtir.
• 08 03 18 — 08 03 17 dışındaki atık baskı tonerleri.

Pratikte bu ayrım şunu söyler: her boş toner aynı muameleyi görmez ve hangi kodla bertaraf edileceği, ürünün içeriğine bağlıdır. Doğru sınıflandırma için ürünün güvenlik bilgi formu (SDS) esas alınır. Üreticiler toner ürünleri için bu formları yayımlar; servis firmasının, tedarik ettiği başlıca toner ailelerinin formlarına ulaşabiliyor olması işin ilk adımıdır.

Kurumsal müşteriler, özellikle kamu kurumları, üniversiteler ve sağlık tesisleri, kendi atık yönetim planlarında toner ve kartuş atıklarını genellikle ayrı başlık olarak ele alır. Böyle bir müşteriye hizmet veren servis firmasından beklenen, boş kartuşları "alıp götürmek" değil, nereye ve hangi kanaldan teslim edildiğini gösterebilmektir. Bu nedenle toner geri dönüşüm sürecinin en önemli çıktısı belgedir: hangi müşteriden, ne zaman, kaç adet, hangi teslim noktasına.

Mevzuat yorumunda emin olunmayan durumlarda lisanslı bir atık yönetim firmasından ya da çevre danışmanından görüş almak, sahada üretilen tahminlerden her zaman daha güvenlidir.

Boş Tonerin Gidebileceği Dört Yol

Bir servis firmasının elindeki boş kartuş için temelde dört yol vardır. Hangisinin seçileceği markaya, kartuşun durumuna ve müşterinin beklentisine göre değişir.

1. Üretici geri alım programı

Büyük üreticilerin çoğu kendi orijinal sarf malzemeleri için geri alım programı işletir. HP'nin Planet Partners programı bunun bilinen örneklerinden biridir; üretici, programın 60'tan fazla ülke ve bölgede sunulduğunu ve geri gönderilen kartuşlardaki plastiğin yeni kartuşlarda yeniden kullanıldığı kapalı döngü bir süreç işlettiğini belirtir. Konica Minolta ve Kyocera ise bazı ülkelerde Close the Loop iş birliğiyle toplama kutusu ya da ön ödemeli gönderim etiketi esasıyla çalışan programlar sunar.

Bu programların kapsamı ülkeden ülkeye değişir. Bir programın Türkiye'de hangi koşullarla işlediğini, distribütörünüzden ya da üreticinin yerel temsilciliğinden teyit etmeden müşteriye taahhüt vermeyin.

2. Yeniden üretim (remanufacturing) zinciri

Boş bir kartuşun gövdesi, sektörde "core" diye anılan ve yeniden üretimin hammaddesi olan parçadır. Yeniden üretim süreci kabaca toplama, ayıklama, sökme, seçme, temizleme, kontrol ve yeniden montaj adımlarından oluşur. Şarj silindiri, geliştirme ünitesi gibi uzun ömürlü parçalar toner bittikten sonra da kullanılabilir durumdadır ve yeniden üretimde bu parçalar değerlendirilir.

Avrupa'daki yeniden üreticilerin birliği ETIRA'nın yönergelerine göre yeniden üretilmiş bir kartuş, orijinal üreticinin ürettiği bir gövdeden türetilir. Yani bu zincir, ancak toplama aşamasında gövdeler sağlam ve ayıklanabilir halde gelirse çalışır. Sektörden gelen bir uyarı da buraya dairdir: toplama akışına giren uyumsuz ürünlerin oranı arttıkça yeniden kullanılabilir orijinal gövde miktarı azalıyor.

3. Lisanslı atık firmasına teslim

Yeniden üretime uygun olmayan, kırık, sızdıran ya da üretici programının kapsamı dışında kalan kartuşlar ve atık toner kapları için doğru adres, ilgili atık koduyla çalışmaya yetkili lisanslı bir atık yönetim firmasıdır. Bu kanalın çıktısı teslim belgesidir ve müşteri raporlamasında kullanılacak olan da odur.

4. Müşteride bırakmak

Bu bir yol değil, yolun yokluğudur. Ama sahada en sık görülen durum budur. Müşterinin "nasılsa servis alır" diye beklediği, servisin "müşteri kendi atar" diye varsaydığı kartuşlar ya ofis çöpüne gider ya da aylarca bir köşede bekler.

Atık Toner Kutusu Ayrı Bir Kalemdir

Toner kartuşu kadar önemli ama daha az konuşulan bir kalem, atık toner kutusudur. Lazer cihazlarda transfer sonrasında kâğıda geçmeyen toner bu kutuda toplanır. Kutu dolduğunda cihaz uyarı verir ve çoğu modelde kutu değişmeden baskı durur.

Servis firması için atık toner kutusunun iki yanı vardır. Birincisi operasyoneldir: kutu, tonerden bağımsız bir sarf malzemesi olarak stokta ve sevkiyat planında yer almalıdır. Bunu atlayan firma, toneri dolu ama baskı almayan bir cihaz için acil servis çağrısı alır. İkincisi atık yönetimidir: dolu atık toner kutusu toz halinde toner içerir, sızdırmaz şekilde kapatılmadan taşınmamalı ve kartuşlarla aynı belge akışına dahil edilmelidir.

Servis Firması İçin Uygulanabilir Yol Haritası

Aşağıdaki adımlar, hiç düzeni olmayan bir firmanın birkaç hafta içinde işler bir boş toner akışı kurmasına yetecek kadar sadedir.

Adım 1: Mevcut durumu çıkarın

Hangi marka ve modellerin toneri sizin üzerinizden gidiyor? Bunlardan hangileri için üretici geri alım kanalı var, hangileri için yok? Müşteri sözleşmelerinizde boş kartuşun iadesine dair bir madde var mı? Bu soruların cevabı, hangi kanalların gerektiğini belirler. Sözleşme tarafında eksik varsa kiralama sözleşmesi hazırlama rehberimiz iyi bir başlangıç noktasıdır.

Adım 2: Toplamayı teslimata bağlayın

Boş kartuşu toplamanın en ucuz zamanı, dolusunu teslim ettiğiniz andır. Ayrı bir toplama turu planlamak yerine, kuralı basit tutun: yeni toner bırakan kişi eskisini alır. Bunun işlemesi için kuryenin ya da teknisyenin yanında kapaklı, etiketli toplama kutuları bulunmalıdır. Teslimat düzeninizi henüz oturtmadıysanız toner sevkiyat planlaması yazısı bu iki akışı birlikte kurmanıza yardımcı olur.

Adım 3: Depoda ayıklayın

Depoya dönen boş kartuşlar en az üç gruba ayrılmalıdır: üretici programına gidecek orijinaller, yeniden üretime uygun gövdeler ve lisanslı atık firmasına gidecek hasarlı ya da uygunsuz ürünler. Atık toner kutuları ayrı tutulmalıdır. Ayıklama yapılmadan tek bir çuvala doldurulan kartuşlar, sonradan hiçbir kanala düzgün teslim edilemez.

Adım 4: Her hareketi kayda geçirin

Geri dönüşüm sürecinin değeri, belgelenebildiği ölçüde artar. Her toner teslimatında teslim edilen dolu kartuş ve alınan boş kartuş aynı kayıtta yer almalı; depodan çıkan her parti, hangi kanala ve hangi belgeyle gittiğiyle birlikte not edilmelidir. Bu kayıt sayesinde müşteriye dönem sonunda "sizden şu kadar boş kartuş aldık, şu kanallardan teslim ettik" diyebilirsiniz.

Bu noktada toner seviyelerini uzaktan izlemek de işe yarar. Cihazdan gelen toner seviyesi ve değişim bilgisi, hangi müşteride ne zaman boş kartuş oluşacağını önceden gösterir. Bunun nasıl kurulduğunu toner seviyesini uzaktan izleme rehberimizde ve sayaç takip programı sayfamızda anlatıyoruz.

Adım 5: Müşteriye görünür kılın

Bazı kurumsal müşteriler tedarikçilerinden çevresel performansla ilgili bilgi ister. Dönemsel raporunuza boş kartuş ve atık toner kutusu iade sayılarını eklemek, sözleşme yenilemede elinizi güçlendiren küçük ama somut bir farktır. Baskı hizmetlerinde sürdürülebilirlik beklentisinin genel resmini bu yazıda ele almıştık.

Maliyet Tarafı

Boş toner akışının bir maliyeti vardır: toplama kutuları, depoda ayırma emeği, lisanslı firmaya ödenen bertaraf ücreti ve zaman. Bu maliyet çoğu firmada görünmez kalır çünkü hiçbir kaleme yazılmaz. Oysa bir kiralama ya da sayfa başı fiyatlı sözleşmede bu kalem fiyatın içinde olmalıdır.

Sayfa başı maliyet hesabını yaparken toneri yalnız alış fiyatıyla değil, teslimat ve boşunun geri dönüş maliyetiyle birlikte düşünmek daha gerçekçi bir sonuç verir. Bu hesabın tüm kalemlerini sayfa başı maliyet hesabı yazısında ayrıntılı olarak bulabilirsiniz.

Öte yandan düzgün işleyen bir akış, maliyeti düşüren yanlar da taşır. Ayrı toplama turlarının kalkması, depoda biriken karışık atığın azalması ve müşteri şikayetlerinin önüne geçilmesi bunların başında gelir.

Sahada Sık Yapılan Hatalar

• Boş kartuşu açık poşette taşımak. Toner tozu aracı, depoyu ve teknisyeni kirletir. Kartuşlar mümkünse yeni ürünün kutusuna ya da kapaklı bir toplama kabına konmalıdır.
• Atık toner kutusunu unutmak. Hem stokta hem atık akışında ayrı bir kalem olarak ele alınmadığında, toneri dolu ama baskı almayan cihazlar ortaya çıkar.
• Kanalları karıştırmak. Üretici programları genellikle yalnız kendi orijinal ürünlerini kabul eder. Başka markaları ya da uyumlu ürünleri aynı kutuya koymak, partinin tamamının sorun çıkarmasına yol açabilir.
• Belge tutmamak. Teslim edilen her parti için kayıt yoksa, yapılan iş müşteriye ve denetime anlatılamaz.

Süreci Tek Yerden Yönetmek

Boş toner akışı ayrı bir proje gibi görünse de aslında servis firmasının zaten yürüttüğü iki sürecin, toner teslimatı ve saha servisinin uzantısıdır. Bu yüzden onu ayrı bir tabloda değil, teslimat ve iş emri kayıtlarının içinde tutmak en sürdürülebilir yoldur. PrintBeacon gibi sayaç, toner ve servis kayıtlarını aynı cihaz kartında toplayan bir sistemde, toner teslimatına "alınan boş kartuş" bilgisini eklemek ayrı bir takip düzeni kurmaktan çok daha kolaydır.

Servis ekibinin iş emirlerini nasıl yönettiğine dair genel çerçeve için teknik servis yönetimi sayfamıza, tüm çözümlerimizin özeti için çözümler sayfasına göz atabilirsiniz.

Sonuç

Toner geri dönüşümü, servis firmaları için kuruluşu birkaç haftalık, getirisi uzun soluklu bir düzendir. Mevzuatın çerçevesini bilmek, her marka için doğru kanalı belirlemek, toplamayı teslimata bağlamak ve her hareketi kayda geçirmek yeterlidir. Bunu yapan firma hem müşterisinin dolabındaki kartuş yığınını ortadan kaldırır hem de sözleşme masasında gösterebileceği somut bir hizmet kalemine sahip olur.