Departman Bazlı Baskı Raporlaması Nasıl Kurulur?

Departman Bazlı Raporlama Neden Gerekli?

Çoğu işletmede baskı maliyeti tek bir kalem olarak görünür: kiralama bedeli, sayfa başı ücret, toner ve kâğıt. Ay sonunda fatura gelir, toplam ödenir ve konu kapanır. Oysa aynı toplamın içinde, renkli broşürü her hafta yeniden basan pazarlama ekibi de, sözleşme ve dekontları çift nüsha çıkaran muhasebe de, tarayıcıyı günde yüzlerce sayfa için kullanan insan kaynakları da vardır. Toplam rakam bu farkı göstermez; dolayısıyla tasarruf için hangi kapıyı çalacağınızı da söylemez.

Departman bazlı baskı raporlaması, cihazın ürettiği sayfaları onu kullanan birime bağlamaktır. Bu bağ kurulduğunda üç şey değişir: maliyet doğru masraf merkezine yazılır, olağandışı kullanım kendiliğinden görünür hale gelir ve cihaz yerleşimi gerçek talebe göre yeniden düşünülebilir. Bu yazıda böyle bir raporlamayı sıfırdan kurmak için hangi yolların olduğunu, üreticilerin cihaz içinde sunduğu araçları, verinin nasıl toplanıp yorumlanacağını ve sık yapılan hataları ele alıyoruz.

Önce Temel Kavram: Cihaz Sayacı mı, Kullanıcı Kaydı mı?

Her yazıcı ve çok fonksiyonlu cihaz toplam sayfa sayısını tutar. Bu sayaç, cihazın kendisine aittir ve kimin bastığını bilmez. Yazıcı sayacının nasıl okunduğunu anlatan yazımızda bu ayrımı ayrıntılı ele almıştık: cihaz sayacı faturalamanın temelidir, ama tek başına "hangi departman ne kadar bastı" sorusuna cevap vermez.

Departman kırılımı için iki yaklaşım vardır:

• Cihaz-departman eşleştirmesi: Her cihaz yalnızca tek bir birime hizmet veriyorsa, o cihazın sayaç farkı doğrudan o birimin kullanımıdır. Kurulumu en kolay yöntemdir, ancak ortak kullanılan cihazlarda işe yaramaz.
• İş bazlı hesap kodu: Her baskı, kopya veya tarama işine bir departman ya da kullanıcı kodu eklenir. Cihaz bu kodlara göre ayrı sayaçlar tutar. Ortak cihazlarda doğru sonuç veren tek yöntem budur.

Gerçek hayatta çoğu işletme ikisini birlikte kullanır: kat başına tek birime ait cihazlar eşleştirmeyle, koridordaki ortak çok fonksiyonlu cihazlar hesap koduyla izlenir.

Üreticilerin Cihaz İçi Araçları

Büyük üreticilerin çoğu, ek bir sunucu gerektirmeden cihaz üzerinde departman veya hesap bazlı sayım yapmayı mümkün kılar. Adlar farklı olsa da mantık benzerdir.

Canon: Departman Kimliği Yönetimi

Canon imageRUNNER ADVANCE serisinin kullanım kılavuzlarında "Department ID Management" olarak geçen özellik, her departmana bir kimlik ve PIN tanımlar. Kılavuzlara göre bu özellikle kullanıcı doğrulaması, sayfa sayacı ve sayfa sınırı yönetilebilir. Sınır; toplam, kopya, tarama ve baskı için renkli ve siyah-beyaz ayrı ayrı belirlenebilir ve sayaç sınıra ulaştığında cihaz ilgili işlemi durdurur. Sayaçlar departman bazında ya da toplu olarak sıfırlanabilir; bu nedenle dönem kapanışında değerleri sıfırlamadan önce kaydetmek önemlidir.

Konica Minolta: Hesap Takibi

Konica Minolta bizhub kılavuzlarında "Account Track" adıyla geçen özellik, kullanıcıları hesap bazında toplu olarak yönetmeyi sağlar. Kullanıcı doğrulamasıyla birlikte kullanıldığında her kullanıcı aynı zamanda bir departman hesabına bağlanabilir. Üretici, bu sayede her departmanın bastığı yaprak sayısının izlenebildiğini ve maliyet bilincinin artırılabildiğini belirtir; ayrıca bir departmanın baskı yetkisi açıkken diğerininki kapatılabilir. Hesap sayaçları yönetici modundaki hesap takibi ayarlarından görüntülenir.

Xerox: Standart Muhasebe

Xerox'un "Standard Accounting" özelliği kullanıcı kimliklerini grup hesaplarına bağlar; Xerox destek dokümanlarına göre her kullanıcı en az bir grup hesabına atanmalıdır. Kullanıcı ve hesap bazında iş türüne göre sınır tanımlanabilir ve her kullanıcı ile hesap için kaydedilen izlenim sayısını içeren kullanım raporu CSV dosyası olarak indirilebilir. Dokümanlar ayrıca kullanıcı, genel hesap ve grup hesabı sayısı için üst sınırlar olduğunu belirtir; büyük kuruluşlarda bu sınırları kurulum öncesi kontrol etmek gerekir.

HP: İş Muhasebesi ve Hesap Kimliği

HP, gömülü web sunucusu üzerinden iş muhasebesi yapılandırmasına izin verir. HP destek dokümanlarına göre cihaz, her iş için hesap kimliği isteyecek şekilde ayarlanabilir; bu ayar açıkken hesap kimliği olmayan işler "muhasebe için beklemede" durumunda tutulur. Daha kapsamlı ihtiyaçlar için HP, maliyetleri departmana veya masraf merkezine dağıtmayı hedefleyen ayrı iş muhasebesi çözümleri de sunar.

Bu araçların ortak sınırı şudur: veriler her cihazın kendi içinde durur. Yirmi cihazlık bir filoda yirmi ayrı ekrandan değer okumak, bunları tabloya taşımak ve dönem sonunda sıfırlamayı unutmamak gerekir. Bu yüzden cihaz içi muhasebe, raporlamanın veri kaynağıdır; raporlamanın kendisi değildir.

Raporlamayı Adım Adım Kurmak

1. Departman ve masraf merkezi listesini netleştirin

Raporlamanın birimi muhasebedeki masraf merkezleriyle aynı olmalıdır. "Satış" muhasebede iki ayrı masraf merkezi olarak izleniyorsa, baskı raporunda da iki ayrı kod açın. Aksi halde rapor doğru olsa bile maliyet dağıtımında elle bölme gerekir ve bu da tartışma doğurur.

2. Cihaz envanterini birimlerle eşleştirin

Hangi cihazın nerede durduğunu, kimlerin kullandığını ve tek birime mi yoksa ortak kullanıma mı açık olduğunu listeleyin. Yazıcı filosu envanterinin nasıl çıkarıldığını anlattığımız rehber bu adım için bir başlangıç şablonu sunar. Envanterde seri numarası, IP adresi, konum ve sorumlu birim mutlaka yer almalıdır.

3. Ortak cihazlarda hesap kodunu zorunlu kılın

Hesap kodu isteğe bağlı bırakılırsa, raporda "atanmamış" satırı her ay büyür. Üreticilerin çoğu, kodsuz işleri reddetme veya bekletme seçeneği sunar. Bu ayarı açmadan önce sürücü dağıtımını ve kullanıcı bilgilendirmesini tamamlayın; aksi halde ilk gün yardım masası çağrılarla dolar.

4. Sayaç okuma takvimi belirleyin

Departman sayaçları da cihaz sayaçları gibi kümülatiftir. Aylık rapor için her dönemin aynı gününde okuma yapın ve bir önceki okumayla farkını alın. Sayaçları sıfırlama yöntemini kullanıyorsanız, sıfırlamadan hemen önce değerin kaydedildiğinden emin olun. Okumaları elle yapmak yerine SNMP ile otomatik sayaç okuma kullanmak hata payını belirgin biçimde azaltır; ancak departman kırılımının SNMP ile her modelde okunamayabileceğini, bazı cihazlarda yalnızca gömülü web sunucusu veya üreticinin kendi aracı üzerinden alınabildiğini hesaba katın.

5. Maliyet katsayılarını tanımlayın

Sayfa sayısı tek başına karşılaştırma için yetersizdir; renkli bir sayfa ile siyah-beyaz bir sayfanın maliyeti farklıdır. Her cihaz için siyah-beyaz ve renkli sayfa başı maliyeti belirleyin ve departman sayfalarını bu katsayılarla çarpın. Sayfa başı maliyet hesabı yazımız bu katsayının toner, parça ve servis kalemlerinden nasıl türetileceğini adım adım anlatır.

6. Raporu tek bir yerde birleştirin

Son adım, tüm cihazlardan gelen departman verisini tek bir tabloda veya panelde toplamaktır. Burada amaç, her ay aynı biçimde, aynı sütunlarla ve aynı tanımlarla raporu üretebilmektir. Biçim her ay değişirse aylar arası karşılaştırma anlamını yitirir.

İyi Bir Departman Raporunda Hangi Sütunlar Olmalı?

Pratikte işe yarayan bir departman raporu şu bilgileri içerir:

• Departman veya masraf merkezi adı
• Dönem içindeki siyah-beyaz ve renkli sayfa sayısı
• Kopya, baskı ve tarama ayrımı
• Çift taraflı baskı oranı
• Hesaplanan dönem maliyeti
• Bir önceki döneme göre değişim
• Kullanılan cihazların listesi

Çift taraflı baskı oranı ve renkli oran, davranış değişikliği için en çok ipucu veren iki sütundur. Bir departmanın renkli oranı diğerlerinden belirgin biçimde yüksekse, bunun iş gereği mi yoksa sürücüdeki varsayılan ayardan mı kaynaklandığına bakmak gerekir. Kullanım raporunun nasıl yorumlanacağını ele aldığımız yazıda bu oranların okunmasına daha ayrıntılı değinmiştik.

Rapordan Karara: Verinin Kullanımı

Departman raporunun değeri, alınan kararlarla ölçülür. Tipik kullanım alanları şunlardır:

• Maliyet dağıtımı: Baskı giderinin genel giderler yerine ilgili masraf merkezine yazılması, bütçe sahiplerinin kendi kullanımını görmesini sağlar.
• Kota ve sınır belirleme: Cihaz içi sınır özellikleri, geçmiş kullanım verisi olmadan rastgele belirlenirse ya işi durdurur ya da hiçbir şeyi sınırlamaz. Birkaç aylık departman verisi, gerçekçi sınırlar koymanın dayanağıdır.
• Cihaz yerleşimi: Ortak bir cihazın kullanımının büyük kısmı tek bir departmandan geliyorsa, cihazın o birime yakın konumlandırılması ya da o birime ayrı bir cihaz verilmesi değerlendirilebilir.
• Sözleşme pazarlığı: Kiralama veya hizmet sözleşmesindeki taahhüt hacminin departman büyüme planlarıyla uyumlu olup olmadığı görülebilir. Kiralama sözleşmesindeki sayaç maddesi bu noktada doğrudan ilgilidir.

Raporu yalnızca kısıtlama aracı olarak kullanmak ters tepebilir. Departman yöneticilerine kendi verilerini düzenli olarak paylaşmak, çoğu zaman sınır koymaktan daha kalıcı bir davranış değişikliği yaratır.

Sık Yapılan Hatalar

• Atanmamış kullanımı görmezden gelmek: Hesap kodu zorunlu değilse veya bazı cihazlarda kapalıysa, raporda hiçbir departmana ait olmayan bir hacim oluşur. Bu satır büyüdükçe raporun güvenilirliği düşer.
• Tarama ve faksı unutmak: Tarama işlemleri toner tüketmez ama cihaz yükü ve servis aralığı açısından önemlidir. Departman raporunda baskı ile birlikte ayrı bir sütun olarak tutulmalıdır.
• Sıfırlama sırasını karıştırmak: Departman sayaçlarını okumadan sıfırlamak, o dönemin verisini geri getirilemez biçimde siler.
• Cihaz sayacıyla mutabakat yapmamak: Departman sayaçlarının toplamı, cihazın toplam sayacındaki farka yakın olmalıdır. Arada belirgin bir fark varsa, sayılmayan işler, servis çıktıları veya yanlış eşleştirilmiş cihazlar araştırılmalıdır. Bu tür farkların olası nedenlerini sayaç değerlerinin neden tutmadığını anlatan yazıda listelemiştik.
• Kişisel veriyi gereğinden fazla tutmak: Kullanıcı bazlı kayıtlar, belge adları gibi ayrıntılar içerebilir. Departman raporu için çoğu zaman kullanıcı düzeyine inmek gerekmez; saklanan ayrıntının amaca uygun ve sınırlı olması gerekir.

Servis Firmaları Açısından Departman Raporlaması

Yazıcı kiralayan veya bakım hizmeti veren firmalar için departman raporu, müşteriye sunulan hizmetin görünür bir parçasıdır. Fatura döneminde yalnızca toplam sayaç değil, müşterinin kendi iç dağıtımına uygun bir kırılım sunmak, müşterinin muhasebe ekibinin işini kolaylaştırır ve itiraz sürecini kısaltır. Bunun için cihazlardan toplanan sayaç verisinin, müşteri ve lokasyon bilgisiyle birlikte merkezi bir yerde tutulması gerekir. PrintBeacon gibi sayaç takip programları bu verileri otomatik toplayıp müşteri bazında raporlayabildiği için, servis firmalarının dönem sonu mutabakatını elle tablo birleştirmeden yapmasına olanak tanır.

Departman raporunda görülen ani bir sıçrama, bazen kullanım artışı değil, bir arızanın işaretidir: aynı belgenin defalarca yeniden basılması, sıkışma sonrası tekrarlanan işler veya yanlış kâğıt kaynağı seçimi gibi. Bu tür sinyallerin servis kayıtlarıyla birlikte değerlendirilmesi, teknik servis yönetimi sürecini de besler. Filo, sayaç ve servis süreçlerinin birlikte nasıl ele alındığını görmek için çözümler sayfamıza göz atabilirsiniz.

Sonuç

Departman bazlı baskı raporlaması, cihazların zaten sunduğu muhasebe özellikleri üzerine kurulur; asıl iş, bu dağınık veriyi düzenli, karşılaştırılabilir ve masraf merkezleriyle uyumlu bir rapora dönüştürmektir. Doğru kurulduğunda maliyet doğru birime yazılır, olağandışı kullanım erkenden görünür ve kota, cihaz yerleşimi ya da sözleşme gibi kararlar tahmine değil veriye dayanır. Başlamak için büyük bir yatırım gerekmez: masraf merkezi listesi, güncel bir cihaz envanteri, ortak cihazlarda zorunlu hesap kodu ve sabit bir okuma takvimi, ilk güvenilir raporu üretmeye yeter.