Yazıcı Filosu Envanteri Nasıl Çıkarılır?

Envanter Neden Her Filo Projesinin İlk Adımıdır?

Bir kurumda kaç yazıcı olduğu sorusu basit görünür, ama cevabı neredeyse hiçbir zaman ilk denemede doğru çıkmaz. Satın alma kayıtlarında görünen cihazlarla koridorlarda, depolarda ve şube ofislerinde gerçekten çalışan cihazlar çoğu zaman örtüşmez. Yıllar içinde departmanların kendi bütçesiyle aldığı masaüstü yazıcılar, kiralama sözleşmesi bittiği hâlde iade edilmemiş fotokopi makineleri, bir köşede fişi çekilmiş bekleyen eski çok fonksiyonlu cihazlar ve kimsenin sahiplenmediği ağ yazıcıları envanteri sessizce şişirir.

Yazıcı filosu envanteri, bu dağınık tabloyu tek bir güvenilir listeye dönüştürme işidir. Maliyet analizi, cihaz konsolidasyonu, kiralama teklifi, yönetilen baskı hizmeti (MPS) sözleşmesi ya da servis planlaması gibi her ileri adım bu listenin doğruluğuna yaslanır. Envanter yanlışsa sayfa başı maliyet hesabı da, toner ikmal planı da, servis kapasitesi tahmini de yanlış başlar. Filo yönetiminin genel çerçevesini merak ediyorsanız yazıcı filo yönetimi nedir yazısı iyi bir başlangıç noktasıdır; bu yazıda ise işin sahadaki uygulamasına, yani envanterin adım adım nasıl çıkarılacağına odaklanıyoruz.

Envanterde Hangi Bilgiler Toplanmalı?

Envanter yalnız cihaz saymaktan ibaret değildir. Sektördeki filo denetim rehberleri, her cihaz için en azından üretici ve model, konum, kullanan departman veya kullanıcı grubu, kurulum tarihi, garanti veya servis bilgisi ve aylık baskı hacminin kaydedilmesini önerir. Uygulamada bu listeyi biraz daha genişletmek, sonraki analizleri ciddi şekilde kolaylaştırır:

• Kimlik bilgileri: Marka, model, seri numarası ve varsa kurum içi demirbaş numarası. Seri numarası, aynı modelden onlarca cihaz olan filolarda tek güvenilir ayırt edicidir.
• Ağ bilgileri: IP adresi, MAC adresi, ana bilgisayar adı ve cihazın sabit IP mi yoksa DHCP ile mi adres aldığı.
• Konum bilgileri: Bina, kat, oda ya da birim. "Muhasebe katı" gibi genel ifadeler yerine teknisyenin cihazı tek seferde bulabileceği netlikte bir tarif.
• Sayaç bilgileri: Toplam sayaç, mono ve renkli sayaç ayrımı, varsa tarama ve faks sayaçları. Sayaç değerinin hangi tarihte okunduğu mutlaka not edilmelidir.
• Sahiplik bilgileri: Cihaz kurumun mu, kiralık mı, yoksa bir servis sözleşmesi kapsamında mı? Kiralıksa hangi sözleşmeye bağlı?
• Durum bilgileri: Aktif, arızalı, depoda, iade bekliyor gibi net bir statü.
• Sarf malzemesi bilgileri: Kullanılan toner, drum ve bakım kiti kodları.

Bu alanların hepsini ilk turda eksiksiz doldurmak her zaman mümkün olmaz. Önemli olan, şablonu baştan doğru kurmak ve boş kalan alanları bilinçli olarak işaretlemektir.

Adım 1: Mevcut Kayıtları Toplayın

Sahaya çıkmadan önce elinizdeki tüm kaynakları bir araya getirin: satın alma ve demirbaş kayıtları, kiralama sözleşmelerinin cihaz ekleri, servis firmasının cihaz listesi, BT ekibinin baskı sunucusundaki kuyruk listesi ve muhasebedeki sayaç faturaları. Bu kaynakların her biri resmin bir parçasını gösterir; hiçbiri tek başına yeterli değildir.

Bu aşamada amaç kusursuz bir liste değil, bir başlangıç taslağıdır. Aynı cihazın farklı kaynaklarda farklı adlarla geçtiğini, bazı cihazların yalnız tek bir listede göründüğünü fark edeceksiniz. Bu çelişkiler, saha doğrulamasında hangi noktalara özellikle bakmanız gerektiğini gösterir. Kayıtlar hâlâ dağınık tablolarda tutuluyorsa, Excel ile servis takibinin nerede tıkandığına dair yazımızda anlattığımız sorunların envanterde de aynen tekrarlandığını görebilirsiniz.

Adım 2: Ağ Taramasıyla Otomatik Keşif Yapın

Ağa bağlı cihazlar için en hızlı ve en az hata üreten yöntem otomatik keşiftir. Yazıcı yönetim yazılımlarının büyük kısmı belirli bir IP aralığını tarayarak cihazları bulur ve onlara SNMP üzerinden sorgu gönderir. Örneğin HP'nin filo yönetim aracı Web Jetadmin, IP aralığı taraması, IP yayın (broadcast) sorgusu ve SLP çoklu yayın gibi keşif yöntemleri sunar ve üçüncü taraf cihazlar için de standart Printer MIB nesnelerini sorgular.

Bu standart, yazıcı yönetiminin ortak dilidir. IETF tarafından yayımlanan RFC 3805 (Printer MIB v2), daha eski RFC 1759'un yerini almıştır ve yazdırma ortamındaki yönetilebilir nesneleri tanımlar. Bu tanımlar arasında cihazın ömrü boyunca ürettiği birim sayısını tutan `prtMarkerLifeCount` gibi sayaç nesneleri de bulunur. Printer MIB ayrıca cihaz tanımı için Host Resources MIB'e (RFC 2790) dayanır. Pratikte bu, farklı markalardaki cihazlardan model adı, seri numarası ve toplam sayaç gibi temel bilgilerin tek bir tarama ile çekilebileceği anlamına gelir.

Ağ taramasının birkaç sınırı olduğunu da bilmek gerekir:

• SNMP cihazda kapalıysa veya topluluk adı (community) varsayılandan farklıysa cihaz yanıt vermez.
• Farklı alt ağlarda veya VLAN'larda duran cihazlar, tarama yalnız bir segmentte yapılırsa görünmez.
• Standart MIB her zaman mono ve renkli sayaç ayrımını vermez; bu ayrıntı çoğu zaman üreticiye özel MIB nesnelerindedir.
• USB ile bilgisayara bağlı masaüstü yazıcılar ağ taramasında hiç görünmez.

SNMP sorgularının teknik ayrıntılarını SNMP ile yazıcı sayaç okuma yazısında, sayaçların neden zaman zaman tutarsız göründüğünü ise yazıcı sayaç değerleri neden tutmuyor yazısında ele aldık.

Adım 3: Sahada Fiziksel Doğrulama Yapın

Otomatik keşif ne kadar iyi olursa olsun, envanter sahada doğrulanmadan tamamlanmış sayılmaz. Kat kat dolaşan bir ekip, taramada çıkan her cihazın gerçekten listelenen konumda olup olmadığını kontrol eder, ağa bağlı olmayan cihazları listeye ekler ve kullanılmayan cihazları not eder.

Saha turunda dikkat edilmesi gereken birkaç pratik nokta vardır:

1. Seri numarasını cihazın etiketinden okuyun. Ağdan gelen seri numarası ile cihaz üzerindeki etiket bazen farklı biçimde yazılır; ikisini karşılaştırmak, mükerrer kayıtları ayıklamanın en güvenli yoludur. 2. Sayaç raporunu cihazdan alın. Ekrandaki değeri elle yazmak yerine cihazın yapılandırma veya kullanım raporunu yazdırmak, okuma hatasını ortadan kaldırır. Markalara göre menü yolları için yazıcıdan sayaç raporu nasıl alınır rehberine bakabilirsiniz. 3. Cihaza kalıcı bir etiket yapıştırın. Karekod veya barkodlu bir demirbaş etiketi, sonraki her servis çağrısında cihazın kimliğini saniyeler içinde doğrulamayı sağlar. 4. Kullanıcılarla kısa konuşun. Cihazın sık arızalanıp arızalanmadığı, kâğıt sıkışması veya baskı kalitesi şikâyeti olup olmadığı gibi bilgiler, kayıtlarda görünmeyen sorunları ortaya çıkarır.

Adım 4: Kullanım Verisini Toplayın ve Karşılaştırın

Tek bir sayaç okuması, cihazın ne kadar kullanıldığını söylemez. Kullanım profilini görmek için aynı cihazdan belirli bir aralıkla en az iki okuma almak gerekir. MPS değerlendirme süreçlerinde sağlayıcıların ilk veri setinden yaklaşık bir ay sonra ikinci bir set toplaması bu yüzden yaygın bir uygulamadır.

Elde edilen aylık hacim, üreticinin cihaz için önerdiği aylık kullanım kapasitesiyle (duty cycle) karşılaştırılmalıdır. Kapasitesinin çok üzerinde çalışan cihazlar daha sık arıza üretir ve bakım maliyetini yükseltir; kapasitesinin çok altında kalan cihazlar ise kira veya amortisman maliyetini boşa taşır. Envanterin asıl değeri bu karşılaştırmada ortaya çıkar: aşırı yüklenmiş cihazlar, atıl cihazlar ve birbirine çok yakın konumlanmış mükerrer cihazlar netleşir.

Bu veriyle sayfa başı maliyet hesabını cihaz bazında yapmak da mümkün hâle gelir. Böylece hangi cihazın kurumu en pahalıya mal ettiği tahminle değil, ölçümle belirlenir.

Adım 5: Listeyi Tek Kaynakta Birleştirin

Kayıt taraması, ağ keşfi ve saha doğrulaması bittiğinde elinizde üç ayrı liste olacaktır. Bunları seri numarasını ana anahtar kabul ederek birleştirin. Her cihaz için şu sorulara net cevap verebiliyorsanız envanter kullanılabilir durumdadır:

• Bu cihaz şu an nerede ve kim kullanıyor?
• Kime ait ve hangi sözleşmeye bağlı?
• Son sayaç değeri ne ve hangi tarihte okundu?
• Hangi sarf malzemesini kullanıyor?
• Son servis müdahalesi ne zaman yapıldı?

Birleştirilmiş liste, statik bir tablo olarak kalmamalıdır. Cihaz yer değiştirdiğinde, IP adresi değiştiğinde veya yeni bir cihaz kurulduğunda kaydın da güncellenmesi gerekir. Aksi hâlde birkaç ay içinde liste yeniden gerçeklikten kopar. Özellikle IP değişikliklerinin sayaç okuma ve baskı kuyruklarında neleri bozduğunu ağ yazıcısı IP adresi değişimi yazısında anlattık.

Envanter Çıkarırken Sık Yapılan Hatalar

Envanter projelerinde sorun çoğu zaman yöntemden değil, ayrıntılardan çıkar. En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:

• Yalnız ağ taramasına güvenmek. USB bağlantılı ve kapalı cihazlar listeden düşer; bu cihazlar da toner ve servis maliyeti üretir.
• Konumu genel yazmak. "2. kat" bilgisi, aynı katta dört cihaz olan bir binada teknisyenin işine yaramaz.
• Sayaç tarihini kaydetmemek. Tarihsiz bir sayaç değeri, hacim hesabında kullanılamaz.
• Kiralık ve kurum malı cihazları karıştırmak. Sözleşme bitiminde iade edilecek cihazlar ile kuruma ait cihazlar ayrı statüde izlenmelidir.
• Envanteri bir kerelik iş saymak. Güncellenmeyen envanter, birkaç ay içinde ilk günkü dağınıklığa geri döner.

Envanterden Sürekli Filo Takibine Geçiş

İyi çıkarılmış bir envanter, filo yönetiminin bitiş çizgisi değil başlangıç noktasıdır. Cihaz listesi bir kez doğrulandıktan sonra sayaç okumaları, toner seviyeleri ve arıza kayıtları bu listeye bağlanarak sürekli takip edilebilir. Servis firmaları ve kiralama şirketleri için bu, aylık sayaç faturasının, toner sevkiyatının ve teknisyen planlamasının aynı cihaz kaydı üzerinden yürümesi demektir. Sayaç ve toner verisinin cihazlardan otomatik toplanması için sayaç takip programı, arıza ve iş emirlerinin aynı cihaz kaydına bağlanması için teknik servis yönetimi çözümlerimize göz atabilirsiniz. PrintBeacon gibi bir platformda envanter, sayaç ve servis kayıtları tek cihaz kartında birleştiği için listeyi ayrıca güncel tutma yükü büyük ölçüde ortadan kalkar.

Toner seviyelerinin uzaktan nasıl izleneceğini yazıcı toner seviyesi uzaktan izleme rehberinde, envanter verisini taşıyacak bir yazılım seçerken nelere bakılması gerektiğini ise servis yazılımı seçerken dikkat edilmesi gerekenler yazısında bulabilirsiniz. Tüm çözümlerin genel görünümü için çözümler sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Sonuç

Yazıcı filosu envanteri; mevcut kayıtların toplanması, ağ taramasıyla otomatik keşif, sahada fiziksel doğrulama, kullanım verisinin toplanması ve tüm kaynakların tek listede birleştirilmesi adımlarından oluşur. Bu adımların hiçbiri tek başına yeterli değildir: ağ taraması görünmeyen cihazları kaçırır, saha turu sayaç geçmişini vermez, kayıtlar ise çoğu zaman güncel değildir. Üç kaynağı seri numarası üzerinden birleştiren ve sonrasında sürekli güncel tutulan bir envanter, maliyet analizinden kiralama teklifine kadar her kararın güvenilir zeminini oluşturur.