Yazıcıdan Sayaç Raporu Nasıl Alınır? Marka Marka Rehber

Sayaç Raporu Neden Hâlâ Önemli?

Kiralama ve sayaç bazlı faturalama yapan her firmada ay sonu aynı soruyla başlar: "Bu cihazın sayacı kaç?" Cevap bir fotoğrafla, bir telefon görüşmesiyle ya da müşterinin ekrandan okuyup e-postayla gönderdiği bir rakamla gelebilir. Ancak bu yöntemlerin hepsi, faturaya itiraz geldiğinde zayıf kalır. Cihazın kendisinin ürettiği, seri numarasını, tarihi ve sayaç kırılımını tek sayfada gösteren bir sayaç raporu ise hem müşteriye hem muhasebeye gösterilebilecek en sağlam belgedir.

Bu yazıda sayaç raporunun ne olduğunu, yaygın markalarda kontrol panelinden ve web arayüzünden nasıl alındığını, raporu faturalamaya taşırken nelere dikkat etmek gerektiğini adım adım ele alıyoruz. Raporda gördüğünüz rakamların ne anlama geldiğini, mono ve renkli ayrımının nasıl okunacağını ise yazıcı sayacı nasıl okunur rehberinde ayrıntılı anlatmıştık; burada odak, raporu doğru şekilde elde etmek.

Sayaç Raporu, Yapılandırma Sayfası ve Ekran Görüntüsü Arasındaki Fark

Cihazlar sayaç bilgisini birkaç farklı biçimde sunar ve bunlar sık sık birbirine karıştırılır:

• Sayaç raporu (counter list / usage page): Toplam sayacı ve genellikle kopya, yazdırma, tarama, faks gibi işlev bazlı kırılımları gösterir. Faturalama için asıl ihtiyaç duyulan belge budur.
• Yapılandırma veya durum sayfası (configuration / status page): Cihazın ağ ayarlarını, yazılım sürümünü, takılı seçenekleri ve çoğu zaman toplam sayfa sayısını içerir. Sayaç bilgisi burada da bulunabilir, ancak kırılım her zaman yer almaz.
• Ekrandaki sayaç görüntüsü: Kontrol panelinde anlık olarak gösterilen rakamlardır. Hızlıdır, fakat kâğıda dökülmediği sürece tarih ve seri numarasıyla birlikte belgelenmiş olmaz.

Ay sonu faturalama için tercih edilmesi gereken, seri numarasını ve tarih bilgisini de gösteren sayaç raporudur. Müşteriden fotoğraf isteniyorsa bile, ekran yerine bu raporun fotoğrafının istenmesi sonraki anlaşmazlıkları azaltır.

Kontrol Panelinden Sayaç Raporu Almak: Marka Bazında Yollar

Menü adları model, yazılım sürümü ve panel diline göre değişir. Aşağıdaki yollar üreticilerin kendi kullanım kılavuzlarında tarif edilen genel akışlardır; Türkçe menüye ayarlanmış cihazlarda aynı adımlar Türkçe karşılıklarıyla görünür. Emin olmadığınız bir modelde, üreticinin o modele ait çevrim içi kılavuzuna bakmak en güvenli yoldur.

HP

HP LaserJet serisinde kullanım sayfası genellikle kontrol panelindeki Kurulum > Raporlar > Kullanım Sayfası yolundan yazdırılır. Kurumsal (Enterprise) modellerde ise Yönetim > Raporlar > Yapılandırma/Durum Sayfaları menüsünden yapılandırma sayfası ve kullanım sayfası seçilerek yazdırma yapılır. Kullanım sayfası, tek taraflı ve çift taraflı baskıları, kâğıt boyutuna göre dağılımı ve renkli modellerde renk kırılımını gösterebilir.

Canon

Canon imageRUNNER ADVANCE serisinde panelde sayaç ve cihaz bilgisi düğmesine basıldığında sayaç kontrol ekranı açılır. Bu ekrandaki Liste Yazdır seçeneği, ekranda görünen toplam sayaç türlerini ve her birinin değerini içeren sayaç raporunu yazdırır. Bölüm kimliği yönetimi açık cihazlarda, bölüm bazında kopya, tarama ve yazdırma sayılarını içeren ayrı bir sayfa sayısı listesi de alınabilir.

Konica Minolta

bizhub serisinde panelde Yardımcı Program/Sayaç tuşuna basılır, ardından Sayaç (Meter Count) ekranı açılır. Bu ekrandaki Liste Yazdır seçeneği sayaç listesini yazdırır. Bazı modellerde tüm bilgilerin mi yoksa yalnız belirli türlerin mi yazdırılacağı ve ayrıntılı sayaç bilgisinin eklenip eklenmeyeceği seçilebilir.

Xerox

Xerox cihazlarında panelde Makine Durumu düğmesine basıldıktan sonra Fatura Bilgileri sekmesi açılır. Burada seri numarası ve toplam baskı sayısı görülür; Kullanım Sayaçları bölümü ise kopya, yazdırma, tarama ve faks gibi kullanım türlerine göre ayrıntıyı verir. Bazı modellerde aynı menü altındaki bilgi sayfalarından kullanım sayacı raporu kâğıda da dökülebilir. Xerox'un kendi açıklamasına göre fatura sayaçları sıfırlanamaz ve kâğıdın her bir yüzü ayrı baskı olarak sayılır; yani iki yüzüne baskı yapılmış bir kâğıt iki baskı olarak görünür.

Kyocera

Kyocera cihazlarında Durum/Sistem Menüsü/Sayaç tuşu üzerinden sayaç ekranına ulaşılır. Rapor yazdırmak için aynı menüdeki Rapor > Rapor Yazdır > Durum Sayfası yolu kullanılır. Yeni arayüzlü modellerde bu adım Bildirim/Rapor > Rapor/Liste Yazdır başlığı altında yer alabilir. Durum sayfasında toplam sayaç ile siyah-beyaz ve renkli sayaç ayrımı görülür.

Ricoh

Ricoh çok fonksiyonlu cihazlarında Kullanıcı Araçları simgesinden Sayaç ekranına girilir; buradaki Sayaç Listesini Yazdır seçeneği ve ardından başlat tuşu ile rapor alınır. Kullanıcı bazlı sayaç tutulan cihazlarda, kullanıcı başına ya da tüm kullanıcılar için ayrı sayaç listesi yazdırmak da mümkündür.

Web Arayüzünden Sayaç Bilgisine Ulaşmak

Ağa bağlı cihazların çoğu, tarayıcıya cihazın IP adresi yazılarak açılan gömülü bir web sunucusuna sahiptir. HP'de bu arayüzün bilgi sekmesinde kullanım sayfası yer alır; Ricoh bu arayüzü Web Image Monitor adıyla sunar ve sayaç bilgisi buradan da görüntülenebilir. Diğer üreticilerin web arayüzlerinde de genellikle durum, bilgi veya sayaç başlıklı bir bölüm bulunur.

Web arayüzünün iki büyük avantajı vardır: cihazın başına gitmeden bakılabilir ve kâğıt harcamadan sayfa PDF ya da ekran görüntüsü olarak saklanabilir. Dezavantajı ise erişim gerektirmesidir. Müşterinin ağına uzaktan bağlanmak her zaman mümkün değildir ve cihazın IP adresi değişmişse eski adrese kayıtlı bağlantılar çalışmaz. Bu sorunun sayaç toplamaya etkisini ağ yazıcısında IP adresi değişince neler bozulur yazısında ele almıştık.

Sayaç Raporunda Mutlaka Kontrol Edilmesi Gerekenler

Rapor elinize geçtiğinde faturalamaya aktarmadan önce şu alanları kontrol edin:

1. Seri numarası: Raporun gerçekten sözleşmedeki cihaza ait olduğunu doğrulayan tek alan budur. Aynı müşteride aynı modelden birden fazla cihaz varsa karışıklık çoğunlukla burada başlar. 2. Rapor tarihi ve saati: Sayaç okuma tarihinin fatura dönemiyle uyumlu olduğundan emin olun. Tarih ayarı yanlış yapılmış cihazlarda rapordaki tarih de yanlış görünebilir; bu durumda raporun alındığı günü ayrıca not edin. 3. Toplam ve kırılım sayaçları: Sözleşmeniz mono ve renkli için farklı birim fiyat içeriyorsa, yalnız toplam sayacı almak yeterli değildir. Hangi sayacın faturalanacağı sözleşmede açıkça yazmalıdır; bu konuyu kiralama sözleşmesinde sayaç maddesi nasıl yazılır yazısında işlemiştik. 4. Büyük boy kâğıt sayımı: Bazı cihazlar A3 gibi büyük boy baskıları toplam sayaca farklı şekilde yansıtır. Sözleşmede büyük boy için ayrı bir kural varsa, raporda bu kırılımın yer aldığı satırı bulun. 5. Bir önceki okuma ile tutarlılık: Yeni değer eskisinden küçükse ya da beklenmedik ölçüde büyükse, rakamı faturaya geçirmeden önce nedenini araştırın. Olası nedenler için yazıcı sayaç değerleri neden tutmuyor yazısına göz atabilirsiniz.

Rapor Alma Sürecini Düzenli Hale Getirmek

Birkaç cihazlık bir müşteri portföyünde her ay rapor istemek yönetilebilir. Cihaz sayısı arttıkça ise süreç kişilere bağımlı hale gelir: kim hangi müşteriyi aradı, hangi rapor geldi, hangisi hâlâ bekleniyor sorularının takibi ayrı bir iş yüküne dönüşür. Bu yükü azaltmak için şu adımlar işe yarar:

• Sabit bir okuma günü belirleyin. Her ay aynı günde okunan sayaçlar, dönemler arası karşılaştırmayı anlamlı kılar.
• Müşteriye kısa bir talimat kartı verin. Cihazın markasına göre hangi tuşa basılacağını gösteren tek sayfalık bir yönerge, yanlış ekranın fotoğrafının gelmesini büyük ölçüde önler.
• Raporu cihaz kaydına iliştirin. Gelen rapor e-posta kutusunda kaybolmamalı; ilgili cihazın kaydıyla birlikte saklanmalı ki itiraz geldiğinde bulunabilsin.
• Gelmeyen raporları listeleyin. Okuma gününden sonra raporu eksik olan cihazları görmek, son gün telaşını azaltır.

Cihaz sayısı belirli bir eşiği geçtikten sonra elle rapor toplamak yerine sayaçların ağ üzerinden otomatik okunması daha tutarlı sonuç verir. Cihazlar sayaç bilgisini SNMP protokolü üzerinden sunar; bunun nasıl çalıştığını SNMP ile yazıcı sayaç okuma yazısında anlatmıştık. Otomatik okuma kurulduğunda bile, cihazın kendi ürettiği sayaç raporu itiraz durumlarında doğrulama belgesi olarak değerini korur. Okunan sayaçların fatura dönemine göre toplanması, müşteri ve cihaz bazında saklanması gibi işler için sayaç takip programı sayfamızdaki akışa göz atabilirsiniz.

Sayaç Raporunu Faturalamaya Taşırken

Sayaç raporu faturalamanın girdisidir; çıktısı değildir. Rapordaki rakam alındıktan sonra bir önceki dönemin değeri çıkarılır, sözleşmedeki taahhüt edilen minimum hacim ve birim fiyatlar uygulanır, varsa ek kalemler eklenir. Bu adımların her birinde yapılabilecek hatalar aylık sayaç faturalandırmasında yapılan 6 hata yazısında sıralanmıştı.

Bu noktada en sık görülen sorun, raporun bir yerde, sözleşmenin başka bir yerde, faturanın ise üçüncü bir sistemde durmasıdır. Rakamlar elle bir yerden diğerine taşındıkça hata ihtimali artar. PrintBeacon gibi sayaç okumayı, sözleşme koşullarını ve hakediş hesabını aynı kayıtta toplayan bir yapıda, sayaç raporu cihazın geçmişine eklenir ve fatura hesabı bu kayıttan beslenir. Hangi yolu seçerseniz seçin, temel ilke aynıdır: sayaç değeri, seri numarası ve okuma tarihi birbirinden ayrılmadan saklanmalıdır.

Servis Ziyaretlerinde Sayaç Raporu Almak

Teknisyenin cihaz başındaki her ziyareti, güncel bir sayaç raporu almak için iyi bir fırsattır. Bakım veya arıza ziyaretinde alınan rapor, hem servis kaydına tarihli bir sayaç değeri ekler hem de parça ömrü takibine veri sağlar. Örneğin drum veya fuser gibi parçaların değişim zamanını sayfa sayısına göre izliyorsanız, ziyaret sırasındaki sayaç değeri bu hesabın temelidir. Ziyaret kayıtlarının ve sayaç değerlerinin aynı yerde tutulması için teknik servis yönetimi çözümümüze, tüm modüllerin genel görünümü için ise çözümler sayfasına bakabilirsiniz.

Sonuç

Yazıcıdan sayaç raporu almak çoğu cihazda birkaç tuşluk bir iştir; asıl zorluk, bu işi her ay, her cihazda, aynı düzenle ve belgelenmiş şekilde yapmaktır. Menü yolunu bilmek ilk adımdır. Seri numarasını ve tarihi kontrol etmek, raporu cihaz kaydıyla birlikte saklamak ve eksik raporları takip etmek ise faturanın itiraza dayanıklı olmasını sağlar. Cihaz sayınız büyüdükçe raporu elle istemek yerine otomatik okumaya geçmek, ay sonu yükünü azaltmanın en doğrudan yoludur.