Yazıcıda Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) Nedir?

Etiket Fiyatı Neden Yanıltır?

Bir yazıcı ya da fotokopi makinesi alınırken karşılaştırılan ilk rakam neredeyse her zaman cihazın fiyatıdır. Satın alma birimi iki teklif arasında daha ucuz olanı seçer, cihaz kurulur ve konu kapanmış sayılır. Oysa cihazın asıl maliyeti tam bu noktada başlar: her ay toner, kağıt ve elektrik harcanır, belirli aralıklarla drum, fuser ve bakım kitleri değişir, arıza olduğunda teknisyen çağrılır, cihaz beklerken çalışanlar işini yapamaz.

Toplam sahip olma maliyeti (İngilizcedeki kısaltmasıyla TCO), bir cihazın satın alındığı günden elden çıkarıldığı güne kadar doğurduğu bütün maliyetlerin toplamıdır. Yazıcı söz konusu olduğunda bu kavram özellikle önemlidir, çünkü sektörde cihazın düşük fiyatla satılıp kazancın sarf malzemesinden elde edildiği yaygın bir iş modelidir. Ucuz cihaz, pahalı toner demek olabilir; pahalı görünen cihaz ise sayfa başına çok daha ucuza baskı alabilir.

Bu yazıda yazıcıda toplam sahip olma maliyetinin hangi kalemlerden oluştuğunu, bu kalemlerin nasıl ölçüleceğini, hesapta en sık yapılan hataları ve TCO'nun kiralama ile satın alma kararına nasıl yansıdığını ele alıyoruz.

Toplam Sahip Olma Maliyetinin Bileşenleri

TCO'yu anlamanın en kolay yolu maliyetleri iki gruba ayırmaktır: faturası gelen doğrudan maliyetler ve faturası gelmeyen ama yine de ödenen dolaylı maliyetler.

Doğrudan maliyetler

Cihaz edinme maliyeti. Satın alma bedeli, kurulum, varsa ek kağıt kasetleri, sonlandırıcı veya ağ kartı gibi opsiyonlar. Kiralamada bu kalem aylık sabit bedelin içinde yer alır.

Sarf malzemesi. Toner ya da mürekkep, cihazın ömrü boyunca genellikle en büyük kalemdir. Burada tek kartuş fiyatına değil, kartuşun kaç sayfa bastığına bakmak gerekir. Monokrom lazer kartuşları için ISO/IEC 19752, renkli kartuşlar için ISO/IEC 19798 standartları sayfa verimini ölçmenin ortak yöntemini tanımlar. Üreticinin beyan ettiği verim bu standartlara göre ölçülmüşse farklı markaları aynı terazide tartmak mümkün olur. Ancak standart test sayfası sizin ofisinizin gerçek baskı içeriği değildir; yoğun grafik ve tablo basan bir departmanda kartuş beyan edilen verimden daha erken biter.

Görüntüleme ve bakım parçaları. Drum ünitesi, fuser, transfer bandı, kağıt besleme silindirleri ve bakım kitleri belirli sayfa sayılarında değişir. Bu parçalar toner kadar sık alınmadığı için hesaptan kolayca düşer. Drum ömrünün nasıl izleneceğini drum ünitesi rehberimizde ayrıntılı anlattık.

Kağıt. Cihazdan bağımsız görünür ama değildir. Çift taraflı baskıyı varsayılan yapan, kağıt sıkışmasını daha az yaşayan bir cihaz kağıt tüketimini doğrudan etkiler.

Enerji. Tek bir cihazda küçük görünen elektrik tüketimi, gün boyu açık duran bir filoda ölçülebilir bir kalem olur. ENERGY STAR programı görüntüleme cihazları için tipik elektrik tüketimini (TEC) haftalık kilovatsaat cinsinden ifade eden bir ölçüm yöntemi kullanmıştır. Bu değer cihazların uyku moduna geçiş süresini ve hazır bekleme tüketimini de hesaba kattığı için yalnız baskı anındaki güç değerinden daha anlamlıdır.

Servis ve onarım. Garanti dışı arızalar, servis sözleşmesi bedeli, yedek parça ve teknisyen ücreti.

Dolaylı maliyetler

Duruş süresi. Cihaz arızalandığında baskı işi başka bir yazıcıya kayar, kuyruklar uzar, bazen işler tamamen durur. Bu kaybın faturası gelmez ama maaşı ödenen çalışanın beklediği her dakika maliyettir.

Yönetim yükü. Toner siparişi vermek, stok tutmak, kağıt sıkışmasını açmak, servisi aramak, sayaç okuyup faturayı kontrol etmek. Bu işleri çoğu zaman BT ekibi ya da idari personel asıl işinin arasında yapar.

Çeşitlilik maliyeti. Filoda farklı marka ve modellerin olması her biri için ayrı toner stoku, ayrı sürücü ve ayrı servis bilgisi demektir. Bir modele özgü kartuşun bitip yenisinin beklendiği günler duruş süresine eklenir.

Elden çıkarma. Ömrünü tamamlayan cihazın taşınması, sabit diskindeki verinin güvenli şekilde silinmesi ve geri dönüşüm süreci de maliyete dahildir.

TCO Nasıl Hesaplanır?

TCO hesabında amaç kesin bir rakam bulmaktan çok, farklı seçenekleri aynı kapsamla karşılaştırabilmektir. Pratik bir çerçeve şöyle kurulabilir:

1. Süreyi belirleyin. Cihazın kullanılacağı dönemi seçin; kiralama sözleşmesinin süresi ya da şirketin cihaz yenileme politikası iyi bir başlangıçtır. 2. Hacmi tahmin edin. Aylık monokrom ve renkli sayfa sayısını ayrı ayrı belirleyin. Mevcut cihazların sayaçları bu tahminin en güvenilir kaynağıdır. 3. Sayfa başı sarf maliyetini çıkarın. Kartuş fiyatını kartuşun beyan edilen verimine bölün; drum ve diğer görüntüleme parçalarını da aynı şekilde sayfaya dağıtın. Bu hesabın ayrıntısı için sayfa başı maliyet rehberimize bakabilirsiniz. 4. Sabit maliyetleri ekleyin. Cihaz bedeli ya da kira, servis sözleşmesi ve enerji. 5. Dolaylı maliyetler için makul bir pay ayırın. Geçmiş arıza kayıtlarınız varsa yılda kaç kez servis çağrıldığını ve cihazın ortalama kaç saat beklediğini oradan çıkarın. 6. Toplamı sayfaya bölün. Dönem boyunca oluşan toplam maliyeti basılan toplam sayfa sayısına böldüğünüzde, farklı seçenekleri karşılaştırmanın en adil ölçüsü olan gerçek sayfa başı maliyete ulaşırsınız.

Kalem kalem bir maliyet tablosu kurmak isterseniz baskı maliyeti hesaplama rehberimiz iyi bir şablon sunar.

TCO Hesabında Sık Yapılan Hatalar

Yalnız toner fiyatına bakmak

İki kartuştan ucuz olanı tercih etmek, daha az sayfa basıyorsa pahalıya gelebilir. Karşılaştırma her zaman sayfa başına yapılmalıdır.

Gerçek hacmi bilmemek

"Ayda yaklaşık bir top kağıt basıyoruz" gibi tahminler TCO hesabının en zayıf halkasıdır. Hacim olduğundan düşük tahmin edilirse sarf maliyeti eksik çıkar; yüksek tahmin edilirse ihtiyaçtan büyük ve pahalı bir cihaz seçilir. Sayaçların düzenli ve otomatik okunması bu belirsizliği ortadan kaldırır. Sayaç takip programı gibi araçlar her cihazın aylık hacmini ayrı ayrı gösterdiği için hesap tahmine değil veriye dayanır.

Cihaz yaşını hesaba katmamak

Eski cihazlar daha sık arızalanır, parçaları zor bulunur ve genellikle daha fazla enerji tüketir. Satın alma bedeli çoktan amorti edilmiş bir cihaz "bedava" görünebilir; ama servis kayıtlarına bakıldığında yeni bir cihazdan daha pahalıya mal olduğu ortaya çıkabilir.

Yanlış cihazı yanlış yere koymak

Düşük hacimli bir ofise büyük bir üretim cihazı koymak sabit maliyeti boşa harcar. Tersine, yoğun bir departmana küçük bir masaüstü yazıcı koymak ise sayfa başı sarf maliyetini yükseltir ve cihazı ömründen önce yorar. Filonun doğru boyutlandırılması için önce mevcut durumu bilmek gerekir; yazıcı filosu envanteri bu işin ilk adımıdır.

Arıza verisini tutmamak

Hangi cihazın kaç kez arızalandığı, arızanın ne kadar sürede giderildiği ve hangi parçaların değiştiği kayıt altında değilse dolaylı maliyetler hiç ölçülemez. Servis taleplerinin kayıtlı bir sistemde açılıp kapatılması, örneğin bir teknik servis yönetimi yazılımıyla, cihaz bazında arıza geçmişini TCO hesabına katmayı mümkün kılar.

Kiralama mı Satın Alma mı: TCO Açısından Bakış

Satın almada cihaz bedeli, sarf malzemesi, servis ve yönetim yükü ayrı ayrı şirketin üzerindedir. Kiralamada ve yönetilen baskı hizmetlerinde ise bu kalemlerin önemli bir kısmı aylık sabit bedel ile sayfa başı ücretin içine toplanır. Bu, TCO'yu ortadan kaldırmaz; yalnızca maliyeti daha öngörülebilir hale getirir ve riskin bir kısmını hizmet sağlayıcıya aktarır.

Doğru karşılaştırma için kiralama teklifini de aynı süre ve aynı hacimle hesaplamak gerekir: sözleşme süresince ödenecek sabit bedeller, tahmini sayfa sayısına göre sayfa başı ücretler ve sözleşmenin kapsamadığı kalemler (çoğu zaman kağıt ve enerji). İki seçeneğin karşılaştırmasını kiralama mı satın alma mı yazımızda daha ayrıntılı ele aldık.

Kiralama ve Servis Firmaları İçin TCO

TCO yalnız müşterinin değil, cihazı kiraya veren ya da servis sözleşmesi yapan firmanın da hesabıdır. Firmanın tarafında soru şudur: Bu cihaz bu müşteride sözleşme süresince bana kaça mal olacak? Toner sevkiyatı, teknisyen ziyaretleri, değişen parçalar ve cihazın taşınması firmanın kendi TCO'sunu oluşturur. Sayfa başı fiyat bu maliyetin üzerine kurulmazsa sözleşme kağıt üzerinde kârlı görünüp gerçekte zarar ettirebilir.

Bu nedenle kiralama firmalarında her cihazın sayaç değerleri, toner sevkiyatları ve servis kayıtları aynı cihaz kaydında birleşmelidir. Sayaç okuma, sarf takibi ve servis süreçlerini tek ekranda toplayan PrintBeacon gibi sistemlerde bu veriler cihaz bazında yan yana durduğu için hangi sözleşmenin gerçekten kâr ettiği tahminle değil kayıtla görülebilir. Bu alandaki diğer araçları çözümler sayfamızda bulabilirsiniz.

Sonuç

Yazıcıda toplam sahip olma maliyeti, etiket fiyatının çok ötesine geçen bir hesaptır. Sarf malzemesi, bakım parçaları, enerji, servis, duruş süresi ve yönetim yükü bir araya geldiğinde cihazın kendi fiyatı çoğu zaman tablonun küçük bir parçası olarak kalır. İyi bir TCO hesabı üç şeye dayanır: gerçek baskı hacmi, standartlara göre ölçülmüş sarf verimi ve kayıt altındaki arıza geçmişi. Bu üç veri elinizdeyse hangi cihazın, hangi modelin ya da hangi sözleşmenin gerçekten daha ucuz olduğunu tartışmaya gerek kalmadan görebilirsiniz.